As empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por email como alternativa à faturação em papel
Com a digitalização cada vez mais presente no nosso quotidiano, a faturação eletrónica tem ganho destaque como uma alternativa eficiente e sustentável à tradicional fatura em papel. Neste conteúdo abrangente, vamos abordar desde o conceito básico da fatura eletrónica até as suas vantagens, requisitos legais, implementação, segurança, interoperabilidade e muito mais….
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
Que tipos de faturas existem?
| Fatura Tradicional | As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre o seu recebimento. |
| Fatura PDF | As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF ou Word estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, não são consideradas faturas eletrónicas, uma vez que não cumprem os requisitos legais de autenticidade, integridade e segurança dos documentos fiscais. Mais à frente, explicamos os requisitos e legislação em vigor. |
| Fatura Eletrónica | A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um comprador vendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança. |
Requisitos legais da Fatura Eletrónica em Portugal
- Utilização de um formato estruturado que permita o tratamento automático, de acordo com o modelo standard europeu;
- Utilização de um Sistema EDI (Eletronic Data Interchange) para transmissão do ficheiro estruturado;
- Utilização de um certificado digital qualificado que comprove a autenticidade e integridade do conteúdo das faturas.
O que é uma Fatura PDF?
Uma fatura PDF é um documento eletrônico em formato PDF que regista as transações comerciais entre fornecedores e clientes. Em Portugal, a Fatura PDF é reconhecida como um documento fiscal válido, desde que contenha uma assinatura digital ou certificado digital qualificado, como estabelecido nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro.
Um documento tradicionalmente denominado “Fatura PDF” não é por si só considerado uma fatura eletrónica. Para ter valor legal, esta deve cumprir os requisitos acima indicados.
Em Portugal, a Fatura PDF é considerada Fatura Eletrónica?
As faturas em formato PDF deverão conter os requisitos de autenticidade, nomeadamente a Assinatura Digital Qualificada, para serem considerados documentos válidos.
Requisitos da Fatura Eletrónica PDF
- Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado
ou - Utilização do sistema EDI – Electronic Data Interchange
A legislação aplica-se às Faturas PDF e outros documentos fiscalmente relevantes enviados por e-mail ou outra via eletrónica.
O que é o Certificado Digital Qualificado?
Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 o envio de faturas eletrónicas requer um certificado digital qualificado para garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Existem dois procedimentos para o efeito: através de uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou por meio de um selo eletrónico qualificado, conforme estabelecido pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
O que é o EDI – Eletronic Data Interchange?
O EDI é uma tecnologia que permite a transmissão de dados (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística) entre empresas e de forma eletrónica. Esta tecnologia utiliza um formato standard para estruturar as informações e uma linguagem comum para as transmitir de um sistema para outro, independentemente do software utilizado por cada empresa.
O que é o arquivo digital de faturas?
O arquivo digital da faturas eletrónicas é um sistema utilizado para armazenar eletronicamente as faturas emitidas e recebidas. O arquivo digital substitui o arquivo de documentos em papel, permitindo um armazenamento seguro e a conservação das faturas por um período mínimo de 10 anos. O sistema é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e faz parte do processo de faturação eletrónica obrigatório em Portugal.
Como funciona a Faturação Eletrónica?
A fatura eletrónica não se resume à digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e receção. É necessário que as faturas sigam um formato específico para serem aceites legalmente e que contenham um certificado que comprove a sua autenticidade e legitimidade. A submissão das faturas às autoridades competentes deve ser feita de forma específica através de entidades certificadas.
O processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico específico, geralmente na forma de software de faturação eletrónica, que permita gerar, validar, receber e enviar este tipo de documentos pela sua empresa. Este software garante que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com os requisitos legais e fiscais, tornando todo o processo mais seguro e eficiente.
A faturação eletrónica é um sistema seguro?
As soluções de faturação eletrónica utilizam tecnologia avançada para garantir a autenticidade, integridade, confidencialidade dos dados e arquivo eletrónico das faturas durante 10 anos. Além disso, muitos fornecedores de soluções de faturação eletrónica oferecem medidas de segurança adicionais, como autenticação em dois fatores e criptografia de dados.
Benefícios da Fatura Eletrónica
- Automatização de processos
- Redução de erros e do tempo de processamento dos documentos
- Redução de custos administrativos e de processamento (papel, impressora, selos, correio, etc)
- Melhoria da eficiência operacional
- Maior visibilidade do estado dos documentos (lido/recebido, pago, etc)
- Controlo das transações em tempo real
- Redução dos prazos de recebimento
- Maior transparência e melhoria da relação com o cliente
- Aumento da sustentabilidade ambiental.